구매대행 솔루션, 구매담당자 지정 기능은 왜 필요할까요?
불필요한 소통은 줄이고, 처리 속도는 높이는 구매담당자 지정
구매대행 서비스를 운영하다 보면 자연스럽게 주문량이 증가하고,
구매대행 상품을 처리하는 내부 담당자도 여러 명으로 늘어나게 됩니다.
하지만 모든 주문건이 전체 목록에 섞여 표시되면 업무 현장에서는 여러 가지 혼선이 발생합니다.
“누가 어떤 구매대행 주문 건을 처리하고 있는지”
“내가 오늘 결제해야 할 구매대행 주문이 무엇인지”
일일이 확인하느라 불필요한 소통 시간과 리소스가 소모되곤 했습니다.
자칫 다른 담당자의 구매대행 건을 중복 구매하거나, 반대로 미처 확인하지 못해 주문이 누락되는 실수도 생기곤 했습니다.
이러한 구매대행 현장의 실질적인 불편을 해소하고 업무 효율을 극대화하기 위해,
이번에 ‘구매대행 담당자 지정 기능’을 새롭게 추가했습니다.
구매대행 구매담당자 지정, 이렇게 활용할 수 있습니다.
1) 회원관리: 관리자 권한 및 구매 담당 유형 지정
회원별로 구매를 담당할 전담 관리자를 지정할 수 있으며,
관리자 계정의 역할에 따라 구매담당자와 구매지정관리자 두 가지 유형으로 권한을 세분화하여 설정할 수 있습니다.
구매담당자(실무 처리자):
실제 주문관리 메뉴에서 구매 및 결제를 직접 진행하는 실무 직원 전용 권한입니다.
해당 유형으로 지정된 관리자가 주문관리 > 구매관리에 접속하면 본인에게 배정된 주문서만 목록에 노출됩니다.
불필요한 타 담당자의 주문 데이터가 노출되지 않아 작업 혼선을 줄이고, 본인의 구매 업무에만 오롯이 집중할 수 있습니다.
구매지정관리자(총괄 운영 관리자):
구매담당자를 관리하고 주문을 배정할 수 있는 총괄 관리자 전용 권한입니다.
어떤 구매담당자에게 어떤 고객(또는 주문)을 배정할지 자유롭게 설정할 수 있으며,
현재 각 담당자별로 몇 개의 주문서를 처리하고 있는지 실시간 모니터링이 가능합니다.
미지정 상태로 들어온 신규 주문서를 확인하여 적절한 담당자에게 즉시 배정할 수 있습니다.
2) 주문관리: 구매담당자 현황 및 주문서 배정
실제 업무 현장에서 담당자별 현황을 한눈에 파악하고 손쉽게 주문서를 할당할 수 있도록 개선했습니다.
담당자별 처리 건수 실시간 표기:
구매지정관리자는 전체 주문 현황에서 어떤 담당자에게 몇 개의 주문서가 배정되어 있는지 직관적으로 확인할 수 있습니다.
ex. 담당자A (12) / 담당자B (19) / 미지정 (5)
미지정 주문서 검색 및 일괄 배정:
새로 접수된 미지정 주문서만 따로 필터링하여 검색할 수 있으며, 특정 구매담당자를 선택해 손쉽게 주문을 할당할 수 있습니다.
실무자 전용 필터링 뷰:
구매담당자는 자신에게 배정된 주문서만 집중적으로 조회할 수 있고,
처리 상태(구매 진행, 현지 송장 입력 등)를 변경할 수 있어 중복 구매나 입력 실수를 원천 차단합니다.
3) 정산/통계: 구매담당자 처리 현황 및 성과 데이터 확인
조직 전체의 구매 처리 효율을 분석하고, 담당자별 성과를 객관적으로 관리할 수 있는 통계 기능을 제공합니다.
기간별 업무 성과 및 리소스 평가:
원하는 조회 기간을 설정하여 각 구매담당자별 구매완료 건수와 구매취소 건수를 데이터로 확인하여
특정 담당자에게 업무가 과중되는 현상을 방지하고 효율적인 인력 배치를 위한 기준 데이터로 활용할 수 있습니다.
다양한 관점에서 본 ‘구매대행 담당자 지정 기능’ 의 효과
1) 주문 담당자의 관점: 몰입도와 처리 속도 증가
개인 맞춤형 구매대행 목록:
로그인 후 자신에게 할당된 구매대행 주문건만 따로 필터링하여 조회할 수 있습니다.
수많은 전체 주문 데이터 사이에서 내 건을 찾는 불필요한 검색 과정이 사라집니다.
실수 없는 빠른 구매 처리:
본인이 맡은 구매대행 건에만 집중할 수 있어,
현지 주문, 송장 입력 등의 단계에서 작업 누락이나 중복 구매 위험을 미연에 방지할 수 있습니다.
2) 운영 관리자의 관점: 효율적인 업무 배분과 보안 강화
구매대행 물량의 균등 분배:
특정 담당자에게 구매대행 주문 처리 및 결제 업무가 몰리지 않도록 업무량을 균등하게 배분하고
구매 및 결제 진행 현황을 실시간으로 관리할 수 있습니다.
데이터 보안 및 책임 소재 명확화:
담당자별로 접근 가능한 구매대행 주문 데이터 범위를 설정하여 내부 정보 유출을 막고 보안을 강화합니다.
또한 이슈 발생 시 담당자를 즉시 확인하여 빠른 원인 파악과 책임 관리가 가능해집니다.
3) CS 담당자의 관점: 신속·정확한 고객 응대
구매대행 담당자 즉시 확인:
배송이나 상품 변경 관련 고객 문의 접수 시, 해당 구매대행 건의 실제 구매 처리자가 누구인지
한눈에 파악할 수 있어 내부 소통 대기 시간과 고객 응대 시간이 대폭 단축됩니다.
이런 구매대행 업체에 적극 추천합니다!
1️⃣ 국가별/카테고리별로 구매대행 담당자가 나누어져 있는 경우
2️⃣ 주간/야간 교대 근무로 나누어 구매대행 주문을 처리하는 경우
3️⃣ 신규 입사자에게 특정 구매대행 물량만 배분하여 차근차근 관리가 필요한 경우
4️⃣ 일일 주문량이 급증하여 단일 목록만으로는 주문 누락 위험이 큰 구매대행 업체
이제 여러 명의 담당자가 동시에 시스템에 접속해도 혼선 없이 빠르고 정확한 구매대행 처리가 가능합니다.
점점 늘어나는 구매대행 주문 속에서 체계적인 팀워크와 깔끔한 주문 관리를 원하신다면,
지금 바로 새로워진 구매대행 담당자 지정 기능을 활용해 보세요!
